Dokumentacja kursantów w OSK: 24 miesiące czy 10 lat?
Karty zajęć przechowuje się 24 miesiące, a książkę ewidencji 10 lat. Od kiedy liczyć te terminy i co dzieje się z dokumentacją po zamknięciu OSK?
Książkę ewidencji osób szkolonych OSK przechowuje przez 10 lat od ostatniego wpisu w całej książce. Karty przeprowadzonych zajęć oraz kopie kart osób, które nie kontynuują szkolenia, przechowuje się przez 24 miesiące od ostatniego wpisu w danej karcie. Oba terminy wynikają z §18 rozporządzenia o szkoleniu kandydatów na kierowców.
Ilustracja wygenerowana przez AI; nie przedstawia rzeczywistego OSK ani urzędowego wzoru dokumentacji.
Różnica dotyczy zarówno rodzaju dokumentu, jak i daty początkowej. Dlatego dokumentacja jednego kursanta może pozostawać w książce ewidencji znacznie dłużej niż jego karta zajęć. Poniższe zasady dotyczą szkolenia kandydatów na kierowców; dokumentacja szkolenia instruktorów podlega odrębnym regułom.
Od którego wpisu liczy się termin?
| Dokument | Okres przechowywania | Początek terminu |
|---|---|---|
| Książka ewidencji osób szkolonych | 10 lat | Ostatni wpis w całej książce |
| Karta przeprowadzonych zajęć lub kopia objęta §18 | 24 miesiące | Ostatni wpis w danej karcie |
Książka obejmuje wiele osób. Jeżeli po zakończeniu kursu jednej z nich szkoła nadal dokonuje w tej samej książce kolejnych wpisów dotyczących innych kursantów, to właśnie późniejszy ostatni wpis wyznacza początek dziesięcioletniego okresu. Każda karta ma natomiast własny termin.
Przepisy nie wyznaczają więc wspólnej daty archiwizacji dla całego rocznika kursantów. Sam rok zapisania się na kurs nie pozwala też ustalić, kiedy upłynie okres przechowywania dokumentu.
Przykład: karta z 2024 r. i książka prowadzona do 2026 r.
Załóżmy hipotetycznie, że ostatni wpis w karcie kursanta pochodzi z października 2024 r. Nie pojawiają się w niej późniejsze wpisy. Okres 24 miesięcy upływa w październiku 2026 r.
Szkoła nadal prowadzi jednak tę samą książkę ewidencji. Ostatni wpis w całej książce, dotyczący innego kursanta, przypada na październik 2026 r. Przy założeniu, że później nie będzie już kolejnych wpisów, dziesięcioletni okres przechowywania książki sięga października 2036 r.
Przykład pokazuje, dlaczego zakończenie kursu konkretnej osoby nie wyznacza wspólnego terminu dla jej karty i książki.
Co pozostaje po zniszczeniu karty?
Po upływie 24 miesięcy karty i ich kopie podlegają zniszczeniu. Wcześniej liczba przeprowadzonych godzin teorii lub praktyki musi znaleźć się odpowiednio w książce ewidencji. Obowiązek określa §18 ust. 2-3 rozporządzenia.
Dłużej przechowywana ewidencja zachowuje zatem informację o wymiarze zrealizowanego szkolenia. Ma to znaczenie także przy późniejszym wyjaśnianiu przebiegu kursu; związek dokumentów z nadzorem opisuje wpis o kontroli OSK przez starostę.
Okres przechowywania karty nie określa ważności ukończonego kursu. Pytanie o zaliczenia przy dłuższej przerwie wymaga osobnego rozróżnienia, przedstawionego w artykule o powrocie do prawa jazdy po latach.
Co dzieje się z książką po zamknięciu OSK?
Rezygnacja z prowadzenia szkoły powoduje obowiązek niezwłocznego przekazania książki właściwemu organowi nadzoru do archiwizacji. Ta sama zasada obowiązuje po wydaniu decyzji zakazującej prowadzenia OSK oraz po uprawomocnieniu się takiego zakazu orzeczonego przez sąd. Wynika to z §18 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia.
Czy 24 miesiące dotyczą wszystkich danych kursanta?
Termin dotyczący kart zajęć nie jest wspólnym terminem dla umów, rozliczeń, korespondencji i wszystkich informacji o kursancie. Każda z tych kategorii wymaga oceny celu przechowywania i właściwych przepisów.
UODO wyjaśnia zasady ustalania okresów przechowywania danych: różne kategorie danych lub cele mogą wymagać różnych okresów. Sam fakt, że informacje dotyczą tej samej osoby, nie uzasadnia przechowywania ich wszystkich jednakowo długo.