Jak rozliczać instruktora w systemie OSK: godziny, stawki i wykaz
Jak rozliczyć instruktora w OSK: godziny z grafiku, stawka według kategorii i wykaz za miesiąc. Wypłatę robicie poza systemem, na liczbach z panelu.
Instruktora w OSK rozliczacie według godzin z grafiku i stawki godzinowej, nie według arkusza sklejanego z wiadomości. W systemie Apkadoprawka biuro ustawia stawkę według kategorii prawa jazdy. Wykaz godzin pokazuje sumę i kwotę wynagrodzenia za wybrany okres, domyślnie za bieżący miesiąc.
To nie jest lista płac ani saldo kursanta. Saldo dotyczy wpłat za kurs. Wypłata instruktora to osobna księga.
We wrześniu grafik jest gęstszy. Wtedy więcej waży spór o jedną nieobecność albo o jazdę z dwoma kursantami. Poniższy opis to sposób pracy w panelu, nie porada kadrowa i nie wzór umowy.
Ostatni dzień miesiąca często wygląda tak: instruktor przysyła zrzut czatu, biuro otwiera arkusz, a właściciel pamięta jeszcze trzy jazdy „na pewno odbyte”. Każde źródło ma inną sumę. Jedna osoba liczy zaplanowane kratki, druga tylko odbyte jazdy, trzecia dolicza nieobecność, bo instruktor stał przy aucie. Ten sam chaos przy wielu wersjach grafiku jest w porównaniu papierowego kalendarza i systemu OSK.
Stawki godzinowe według kategorii
Stawkę wpisujecie w zakładce Stawki instruktorów. To kwota w złotych za godzinę, osobno dla każdej kategorii prawa jazdy, którą szkoła prowadzi. Ten sam instruktor może mieć inną stawkę na B i inną na C. Przy wypłacie nie liczycie wtedy „na oko”, która kategoria była droższa.
Gdy kilku instruktorów ma ten sam cennik, stawki można skopiować między nimi. Nie trzeba przepisywać tych samych liczb przy każdym nazwisku.
Przed odczytaniem wykazu sprawdźcie, czy stawki są aktualne. Panel trzyma bieżące kwoty, bez osobnej historii z datą obowiązywania. Świadoma zmiana w środku miesiąca to decyzja szkoły, nie automat z dnia jazdy.
Jak rozliczyć instruktora z wykazu godzin
Wykaz godzin to tabela w panelu biura. Domyślny zakres to bieżący miesiąc kalendarzowy. Filtr „Od” i „Do” pozwala wybrać inny okres. Można też zawęzić listę instruktorów.
W wierszu widać imię i nazwisko, godziny według kategorii prawa jazdy, sumę oraz wynagrodzenie. Kwota powstaje ze stawek i z godzin w tym zakresie.
Oczekująca prośba może być widoczna w kalendarzu. Do wykazu wchodzi dopiero zatwierdzona jazda. Kursant wysyła prośbę, a instruktor albo biuro ją zatwierdza. Dopóki nie ma potwierdzonej jazdy, nie ma czego doliczać do pracy instruktora.
Odwołanie z wyprzedzeniem zdejmuje slot. Godzina wraca do grafiku i można wstawić inną osobę. Nieobecność zostaje przy kursancie jako status.
Nieobecność, anulowanie i dwóch kursantów w slocie
Nieobecność kursanta nie zwiększa automatycznie wypłaty instruktora. W ustawieniach szkoły jest osobna opcja: „uwzględniaj nieobecności kursantów przy zliczaniu godzin instruktorów”. Domyślnie jest wyłączona. Przełącznik dotyczy całej szkoły, nie pojedynczego instruktora.
Wykaz pokazuje, według której zasady liczycie. Stamtąd wchodzicie w te ustawienia.
Włączenie ma sens wtedy, gdy według umowy z instruktorem płacicie za godzinę, w której kursant nie przyjechał. Jeśli płacicie za jazdę odbytą, zostawcie przełącznik wyłączony. Ustalcie zasadę raz. Przy różnych umowach z instruktorami wykaz i tak użyje jednej opcji dla całej szkoły.
Opłata albo utrata godziny pakietu to umowa z kursantem i ewentualna korekta na saldzie. Tej strony nie mylcie z godzinami instruktora. Częsta para: kursant traci godzinę pakietu, a instruktor dostaje wypłatę tylko za jazdę, która się odbyła. Rozliczenie wobec kursanta jest w regulaminie odwołania jazdy.
Gdy w jednym terminie jeżdżą dwaj kursanci, instruktor jest w aucie raz. Wykaz nie podwaja tej godziny. Jeśli jedna osoba jest nieobecna, a w tym samym terminie ktoś inny zajął slot, godzina też liczy się tylko raz.
Jazdy grupowe są domyślnie wyłączone. Po włączeniu w jednym terminie mieszczą się maksymalnie dwie osoby, każda z własnym czasem i statusem. Nie doliczacie drugiej stawki „bo było dwóch”. Nie odejmujecie godziny „bo jedna osoba nie wsiadła”, jeśli druga jechała w tym samym przedziale.
Co widzi instruktor, a co biuro
Instruktor w aplikacji ma grafik, dostępność i przypisanych kursantów. Może zatwierdzać prośby albo wpisywać jazdy, jeśli szkoła tak ustawi tryb. Instruktor albo biuro oznacza nieobecność albo anulowanie przy konkretnej osobie. Ten sam kalendarz widać w panelu i w aplikacji szkoły jazdy.
Stawki i wykaz godzin są po stronie biura. Tam powstaje kwota do wypłaty. Instruktor nie musi zliczać godzin miesiąca z notatek, jeśli grafik był prowadzony na bieżąco. Biuro nie dzwoni po zrzuty, tylko otwiera tabelę.
Jak domknąć miesiąc w praktyce
Przycisku „zamknij miesiąc” nie ma. Nie ma też blokady edycji po wypłacie. Domknięcie to Wasza procedura, zwykle w dziesięć minut, o ile grafik i statusy były uzupełniane w ciągu miesiąca.
- Sprawdźcie stawki instruktorów, których rozliczacie.
- Dopnijcie nieobecności i anulowania z ostatnich dni. System nie zgaduje no-show.
- Otwórzcie Wykaz godzin. Zostawcie bieżący miesiąc albo ustawcie „Od” i „Do”.
- Odczytajcie sumę godzin i wynagrodzenie przy każdym nazwisku.
- Wypłatę, fakturę albo listę płac zróbcie poza systemem, według umowy.
Jeśli ktoś kwestionuje liczbę, wracacie do grafiku z tego okresu, nie do wątku na czacie. Spór schodzi z pamięci na konkretną jazdę i status.
Gdy grafik przez miesiąc żył w trzech miejscach, żaden wykaz nie skróci wieczoru z kalkulatorem. Najpierw jeden kalendarz, potem tabela.
Czego system nie robi za szkołę
Apkadoprawka zlicza godziny i mnoży je przez bieżącą stawkę. Nie wystawia PIT, nie liczy ZUS i nie robi przelewu. Nie rozstrzyga też, czy to umowa o pracę, zlecenie czy B2B.
Ustawa o kierujących pojazdami wymaga kadry instruktorskiej w OSK. Nie ustala stawki godzinowej. Formę współpracy i stawkę zapisujecie w Waszej umowie.
W samym wykazie godzin nie ma przycisku eksportu do pliku. Odczytujecie tabelę w panelu. Osobne eksporty na liście instruktorów albo w grafiku jazd to inne zestawienia, nie gotowy plik kadrowy.
Moduł płatności ewidencjonuje wpłaty i salda kursantów. Nie jest listą wypłat instruktorów. Wykaz godzin i Stawki instruktorów są w panelu obok listy instruktorów. Grafik, aplikację i rozliczenia godzin łączy moduł instruktorów.
Krótko
Rozliczenie instruktora w OSK to godziny z grafiku razy stawka według kategorii. Wykaz godzin pokazuje sumę i kwotę za wybrany okres, zwykle za miesiąc. Nieobecność wchodzi do tych godzin tylko po świadomym włączeniu opcji dla całej szkoły. Dwóch kursantów w jednym terminie nie podwaja godziny. Wypłatę i podatki robicie poza systemem, na liczbach z panelu zamiast na zrzutach z czatu.
Najczęstsze pytania
- Które jazdy wchodzą do rozliczenia instruktora?
- Godziny biorą się z zatwierdzonych jazd za wybrany okres, nie z oczekujących próśb. Odwołanie z wyprzedzeniem zdejmuje slot. Nieobecność kursanta wchodzi do godzin instruktora tylko po włączeniu osobnej opcji w ustawieniach.
- Jak ustawić różne stawki godzinowe dla tego samego instruktora?
- W zakładce Stawki instruktorów wpisujecie stawkę w złotych za godzinę, osobno dla każdej kategorii prawa jazdy, którą szkoła prowadzi. Te same stawki można skopiować do innego instruktora.
- Czy nieobecność kursanta zwiększa wypłatę instruktora?
- Nieobecność kursanta zwiększa wypłatę instruktora tylko wtedy, gdy szkoła włączy uwzględnianie nieobecności przy zliczaniu godzin. Domyślnie opcja jest wyłączona dla całej szkoły. Saldo kursanta to osobna księga.
- Czy dwóch kursantów w jednym terminie podwaja godziny instruktora?
- Dwóch kursantów w jednym terminie nie podwaja godzin. Ten sam przedział czasu liczy się raz, nawet gdy jedna osoba jest nieobecna, a druga zajęła miejsce.