Jak szybko i prosto wdrożyć system w szkole jazdy

Wdrożenie systemu Apkadoprawka nie wymaga rozpisywania wielkiego projektu ani zatrzymywania pracy szkoły. Wystarczy przygotować podstawowe dane, ustawić zasady szkolenia i zacząć prowadzić bieżący grafik. Całość można zamknąć w czasie do 7 dni, ale pierwsze jazdy da się wpisać znacznie wcześniej.

Nie trzeba dzielić wdrożenia na sztywne etapy przypisane do konkretnych dni. Jedna szkoła skonfiguruje podstawy podczas spokojnego popołudnia, a inna zrobi to stopniowo między telefonami i jazdami. Ważniejsza od tempa jest właściwa kolejność.

Zacznij od bieżącej pracy, nie od archiwum

Nie przepisuj starych jazd tylko po to, żeby nowy kalendarz wyglądał na zapełniony. Zacznij od teraz i wprowadź informacje potrzebne do obsługi aktualnych kursantów. Pierwszym celem jest wspólny, prawdziwy grafik na bieżący tydzień.

Najlepiej sprawdza się następująca kolejność:

1. Konto szkoły, instruktorzy i pojazdy.
2. Tryby nauczania z ceną kursu i progami płatności, skonfigurowane przed dodaniem kursantów.
3. Aktywni kursanci dodani ręcznie z imieniem, telefonem, kategorią, trybem nauczania i przypisanymi instruktorami. Adres e-mail jest opcjonalny.
4. Grafik prowadzony od teraz. Jazdy może wpisywać biuro lub instruktor, a przy odpowiednich ustawieniach bieżący tydzień może zapełniać się na podstawie próśb kursantów z aplikacji.
5. Wpłaty dopisywane do należności utworzonej na podstawie wybranego trybu.

Pełną listę dostępnych narzędzi znajdziesz na stronie funkcji systemu.

Najpierw instruktorzy, pojazdy i tryby nauczania

Po utworzeniu konta szkoły dodaj instruktorów i pojazdy. Dzięki temu podczas układania grafiku można od razu wybrać osobę prowadzącą oraz właściwy samochód. System nie oferuje samodzielnego importu z Excela, ale podczas wdrożenia warto skontaktować się z supportem. Zespół sprawdzi, czy w danym przypadku może pomóc przenieść część danych.

Zanim dodasz kursantów, przejdź do sekcji Tryby nauczania. Dla każdej potrzebnej kategorii ustaw cenę kursu, tygodniowy limit jazd oraz progi płatności. Warto zrobić to właśnie teraz, ponieważ wybrany tryb będzie później przypisywany kursantowi i posłuży do automatycznego utworzenia należności.

Progi określają, ile kursant powinien wpłacić przed wykorzystaniem kolejnych godzin. Próg 0 zł pozwala rozpocząć jazdy bez wpłaty. Gotowe przykłady konfiguracji są dostępne w panelu pod zieloną ikoną książki, więc nie trzeba samodzielnie wymyślać całego układu od początku.

Na początku dobrze wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za ustawienia szkoły. Instruktorzy mogą przekazać jej swoją dostępność, kategorie i domyślne pojazdy, ale ktoś powinien pilnować spójności konfiguracji.

Dodaj tylko aktywnych kursantów

Nie musisz dodawać wszystkich osób, które kiedykolwiek uczyły się w szkole. Zacznij od kursantów, którzy obecnie realizują szkolenie i mają zaplanowane kolejne jazdy.

Podczas tworzenia profilu podaj imię, nazwisko, numer telefonu, kategorię i tryb nauczania. Przypisz także instruktorów prowadzących danego kursanta. Adres e-mail jest opcjonalny.

Po zapisaniu profilu system wysyła SMS z kodem aktywacyjnym. Na podstawie wybranego trybu tworzy również należność za kurs. Jeżeli kursant od razu wpłaca zaliczkę albo całą kwotę, możesz odnotować ją podczas dodawania konta.

Przed zapisaniem sprawdź przede wszystkim numer telefonu. Literówka oznacza, że kod aktywacyjny trafi pod niewłaściwy numer albo nie dotrze wcale.

Jeżeli szkoła prowadzi jazdy grupowe, może później uruchomić możliwość dodania maksymalnie dwóch kursantów do jednego terminu. Funkcja jest domyślnie wyłączona, więc nie trzeba zajmować się nią podczas podstawowej konfiguracji.

Uruchom bieżący grafik

Wprowadź jazdy zaplanowane na bieżący tydzień. Biuro może dodawać je od razu jako potwierdzone. W zależności od ustawień instruktor również może tworzyć jazdy albo przyjmować prośby wysyłane przez przypisanych kursantów.

Jeśli kursanci mają korzystać z aplikacji, instruktor powinien wcześniej w aplikacji wpisać swoją dostępność. Kursant wybiera wtedy pasujący termin i wysyła prośbę. Jazda pojawia się w grafiku po zaakceptowaniu jej przez instruktora lub biuro.

Od tego momentu panel powinien być aktualnym źródłem informacji o grafiku. Jeśli ktoś zmieni termin tylko w zeszycie albo prywatnej wiadomości, pozostali zobaczą nieaktualne dane.

Uzupełnij płatności i przekaż jedną zasadę

Po utworzeniu należności uzupełnij wpłaty aktywnych kursantów. Od tej chwili każdą nową wpłatę zapisuj w systemie, żeby saldo nie wymagało porównywania panelu z osobnym arkuszem.

Kursantom przekaż prosty komunikat: „Prośby o jazdę wysyłaj w aplikacji, a dzwoń tylko w wyjątkowej sytuacji”. Przypomnienia o jazdach i płatnościach pojawiają się jako powiadomienia w aplikacji. SMS służy do przekazania kodu aktywacyjnego.

Cały przebieg umawiania terminu opisuje artykuł o rezerwacji jazd online.

Krótkie szkolenie zamiast długiego warsztatu

Każdej osobie pokaż tylko te czynności, których potrzebuje w codziennej pracy:

• instruktor sprawdza dzisiejszy grafik, uzupełnia dostępność i obsługuje prośby,
• biuro dodaje kursanta, wpisuje jazdę i rejestruje wpłatę,
• kursant aktywuje aplikację i wysyła prośbę o termin.

Najlepiej przećwiczyć po jednym prawdziwym scenariuszu. Dodanie testowych piętnastu kursantów i omawianie wszystkich ustawień naraz zwykle tylko utrudnia zapamiętanie podstaw.

Czego nie komplikować

• Nie wpisuj archiwalnych jazd, ponieważ grafik ma zacząć działać od teraz.
• Nie czekaj na dodanie wszystkich kursantów z ostatnich pięciu lat, lecz zacznij od osób, które obecnie realizują szkolenie.
• Nie konfiguruj od razu wyjątków, których szkoła jeszcze nie potrzebuje.
• Nie dodawaj kursantów przed skonfigurowaniem trybu nauczania z ceną kursu i progami.

Nie musisz wdrażać systemu bez pomocy

W dowolnym momencie możesz zwrócić się do supportu Apkadoprawka. Zespół pomaga przejść przez konfigurację, wyjaśnia działanie funkcji i podpowiada, jak ustawić system zgodnie ze sposobem pracy szkoły. Dotyczy to zarówno pierwszego uruchomienia, jak i pytań pojawiających się później podczas codziennego korzystania.

Kontakt z supportem znajdziesz na stronie kontaktowej. Możesz również umówić prezentację, podczas której zespół pokaże najważniejsze funkcje na przykładzie pracy OSK. Bezpłatny okres próbny trwa 7 dni, obejmuje wszystkie funkcje i nie wymaga karty płatniczej.

Ile to kosztuje po wdrożeniu

Abonament zaczyna się od 100 zł brutto miesięcznie w planie Małym przy płatności kwartalnej. Plan obejmuje od 1 do 3 instruktorów oraz wszystkie standardowe funkcje produktu. Aktualne ceny pozostałych planów znajdują się w cenniku.

Wdrożenie jest zakończone wtedy, gdy aktywni kursanci, aktualne salda i najbliższe jazdy znajdują się w systemie. Pozostałe ustawienia można poznawać później, już podczas codziennej pracy.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu Apkadoprawka jest krótkie, ponieważ zaczynasz od danych potrzebnych dzisiaj. Dodajesz instruktorów i pojazdy, ustawiasz tryby nauczania, wprowadzasz aktywnych kursantów i uruchamiasz bieżący grafik. Nie przenosisz archiwum i nie konfigurujesz funkcji, których szkoła jeszcze nie potrzebuje. Dzięki temu podstawowa praca może ruszyć od razu, a całość zamknąć się w czasie do 7 dni.