KSeF w małym OSK: faktury dla kursantów i limit 10 tys. zł

Szkoła jazdy nie ma obowiązku wystawiania w KSeF faktur dla kursantów kupujących szkolenie prywatnie, jako konsumenci. Faktury dla firm podlegają innym zasadom: do końca 2026 r. można korzystać z przejściowego ułatwienia, jeśli wartość faktur objętych obowiązkiem mieści się w miesięcznym limicie 10 tys. zł i szkoła wcześniej nie utraciła tego uprawnienia. Wyłączenie faktur konsumenckich i limit to dwie odrębne reguły. Wynikają z art. 106ga i art. 145m ustawy o VAT.

Stan przepisów i wyjaśnień Ministerstwa Finansów: 2 października 2026 r.

Faktura dla kursanta: kto kupuje szkolenie?

Faktura wystawiona na prywatnego kursanta jest fakturą konsumencką. Szkoła może wystawić ją poza Krajowym Systemem e-Faktur, w formie papierowej lub elektronicznej. Może także dobrowolnie skorzystać z KSeF. Wyłączenie obowiązku dla takich nabywców nie jest ograniczone do końca 2026 r.; przewiduje je art. 106ga ust. 2 pkt 4 i ust. 4 ustawy o VAT. Wyłączenie z KSeF nie znosi zasad wystawiania faktur ani ewidencjonowania sprzedaży na kasie, jeśli szkoła ma taki obowiązek.

Przy szkoleniu finansowanym przez pracodawcę znaczenie ma to, kto jest nabywcą usługi. Jeśli kursant kupuje kurs prywatnie, a pracodawca później zwraca mu koszt, zwrot nie zmienia sam w sobie faktury konsumenckiej w fakturę dla firmy. Jeśli szkolenie kupuje pracodawca dla swojego pracownika, nabywcą jest firma. Samo ustalenie, z czyjego konta pochodzi przelew, nie rozstrzyga tej różnicy. Ministerstwo Finansów wyjaśnia rozróżnienie między zakupem pracownika a zakupem pracodawcy w odpowiedzi dotyczącej zakupów pracowniczych.

Zwolnienie z VAT a faktury dla firm

Zwolnienie z VAT samo w sobie nie wyłącza szkoły z obowiązkowego KSeF. Podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego lub wykonujący czynności zwolnione również podlegają zasadom wystawiania faktur w systemie. Dla OSK oznacza to, że faktura dla firmy może wymagać KSeF także wtedy, gdy szkoła nie dolicza VAT. Nadal mogą mieć zastosowanie przejściowe ułatwienia i właściwe wyłączenia. Potwierdzają to odpowiedzi Ministerstwa Finansów dotyczące zakresu obowiązkowego KSeF.

Jak działa miesięczny limit 10 tys. zł?

Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. przejściowy limit pozwala wystawiać poza KSeF faktury, które zasadniczo są objęte obowiązkiem korzystania z systemu. Liczy się wartość sprzedaży wraz z należnym VAT; dokładnie 10 tys. zł mieści się w limicie. Uprawnienie wygasa od całej faktury, która powoduje przekroczenie. Taką zasadę ustanawia art. 145m ustawy o VAT.

Do obliczenia wchodzą wyłącznie faktury objęte obowiązkiem KSeF. Faktury konsumenckie i sprzedaż dla konsumentów udokumentowana samym paragonem nie zwiększają tej sumy. W 2026 r. pomijane są również faktury wystawione przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz paragony z NIP uznawane za faktury uproszczone. Ten wyjątek kasowy nie obejmuje automatycznie każdej zwykłej faktury wystawionej do paragonu w osobnym programie.

Faktury przypisuje się do miesiąca ich wystawienia. Po przekroczeniu limitu mniejsza wartość faktur w kolejnym miesiącu nie przywraca ułatwienia. Ministerstwo Finansów opisuje sposób liczenia limitu i skutki jego przekroczenia w odpowiedziach 9–14.

Przykład: 35 tys. zł dla konsumentów i 8 tys. zł dla firm

Załóżmy hipotetycznie, że małe OSK nie utraciło wcześniej prawa do przejściowego ułatwienia. W październiku 2026 r. wystawiło faktury konsumenckie na 35 tys. zł oraz zwykłe faktury dla firm na 8 tys. zł brutto. Te drugie nie korzystają z żadnego odrębnego wyłączenia.

Do limitu wchodzi 8 tys. zł. Łączna wartość obu grup wynosi 43 tys. zł, ale faktury konsumenckie pozostają poza obliczeniem. Szkoła może więc nadal wystawiać wskazane faktury dla firm poza KSeF.

Jeśli następna faktura dla firmy wynosi 3 tys. zł brutto, suma rośnie do 11 tys. zł. Cała faktura na 3 tys. zł musi już trafić do KSeF, podobnie jak kolejne faktury objęte obowiązkiem. Gdy w listopadzie ich wartość wyniesie tylko 5 tys. zł, szkoła nie odzyska ułatwienia. Faktury dla prywatnych kursantów nadal pozostają wyłączone z obowiązkowego systemu. Przykład ilustruje reguły limitu wyjaśnione przez Ministerstwo Finansów.

Odbieranie faktur przez szkołę to osobna kwestia

OSK szkolące wyłącznie prywatnych kursantów może nie mieć obowiązku wystawiania własnych faktur w KSeF, a jednocześnie otrzymywać tam faktury zakupowe. Od 1 lutego 2026 r. szkoła jako krajowy nabywca z NIP odbiera przez KSeF faktury wystawione dla niej w tym systemie. Ułatwienie dotyczące własnej sprzedaży nie odracza ich odbierania. Faktury legalnie wystawione poza KSeF nadal mogą trafiać do szkoły inną drogą. Wyjaśniają to odpowiedzi Ministerstwa Finansów o wystawianiu i otrzymywaniu faktur.

Co zmieni się od 1 stycznia 2027 r.?

Przejściowe ułatwienie związane z limitem 10 tys. zł kończy się 31 grudnia 2026 r. Od stycznia małe OSK wystawiające faktury dla firm nie będzie mogło korzystać z niego ze względu na niewielką wartość tych faktur. Zakończenie ułatwienia nie znosi jednak odrębnego wyłączenia faktur konsumenckich. Dlatego dla szkoły szkolącej głównie prywatnych kursantów zakres obowiązku nadal będzie zależał przede wszystkim od tego, kto kupuje szkolenie. Datę końca ułatwienia potwierdza Ministerstwo Finansów w wyjaśnieniu limitu 10 tys. zł.