Czemu Apkadoprawka: system OSK zamiast papieru i Excela

Apkadoprawka to polski system do zarządzania szkołą jazdy. W jednym panelu łączy grafik, kursantów, instruktorów, pojazdy, płatności i raporty. Kursant oraz instruktor korzystają z aplikacji mobilnej, a biuro nie musi składać planu dnia z zeszytu, telefonu i arkusza Excel.

Jaki problem rozwiązuje system OSK?

W szkole jazdy informacje szybko rozchodzą się po kilku miejscach. Biuro odbiera telefon o wolny termin, instruktor dopisuje jazdę w swoim kalendarzu, a kursant wysyła wiadomość na WhatsAppie. Płatności są jeszcze w osobnym arkuszu, a postępy kursanta zna głównie instruktor, który z nim jeździ.

Taki sposób pracy może wystarczać przy kilku kursantach. Gdy szkoła rośnie, coraz trudniej odpowiedzieć na proste pytania: kto jutro jeździ, ile godzin przepracował instruktor i czy kursant zdał już teorię. Kolizje, brakujące wpłaty oraz nieobecności często wychodzą na jaw dopiero podczas rozliczenia.

Apkadoprawka zbiera grafik, płatności, postępy i dane kursantów w jednym systemie. Biuro może szybko sprawdzić sytuację bez szukania odpowiedzi w kilku zeszytach i telefonach. Instruktor widzi swój plan oraz przypisanych kursantów, a kursant ma pod ręką własne jazdy, płatności i postępy.

Panel biura działa po polsku. Aplikacja kursanta i instruktora jest dostępna również po angielsku i ukraińsku. Konto aktywuje się kodem wysłanym w SMS, natomiast późniejsze przypomnienia o jazdach i zaległych płatnościach przychodzą jako powiadomienia w aplikacji.

Pełny przegląd możliwości znajduje się na stronie funkcji systemu OSK.

Co dostajesz w jednym panelu

• Kalendarz jazd pokazuje zajętość instruktorów i pojazdów. Kursant może wysłać prośbę o jazdę w wolnym, terminie, a instruktor lub biuro ją zatwierdza. Wszyscy widzą później tę samą godzinę w swoim kalendarzu.
• Kursanci mają własne profile z jazdami, płatnościami i postępami w kursie. Biuro może sprawdzić liczbę wyjeżdżonych godzin, czy kursant zdał teorię oraz kolejne etapy szkolenia. Kursant widzi też swój numer PKK i dane potrzebne do przelewu.
• Instruktorzy układają grafik, ustawiają dostępność i sprawdzają dane przypisanych kursantów. System zlicza ich godziny pracy, dzięki czemu rozliczenie nie wymaga odtwarzania całego miesiąca z notatek.
• Pojazdy mają informacje o OC, AC, przeglądzie oraz przypisanych instruktorach. Podczas układania grafiku łatwiej sprawdzić, czy odpowiedni samochód jest dostępny.
• Płatności pokazują należności, wpłaty i aktualne saldo każdego kursanta. Jeśli pojawi się zaległość, przypomnienie trafia do aplikacji bez ręcznego pisania wiadomości.
• Raporty pokazują przychody, przepracowane godziny instruktorów i najważniejsze wyniki szkoły. Dane można również wyeksportować, gdy są potrzebne do dalszej analizy.

Wszystkie funkcje są dostępne w każdym planie. Cena zmienia się wraz z liczbą instruktorów, dlatego szkoła nie musi osobno dokupować kalendarza, płatności ani aplikacji.

Czemu nie zostawić papieru i Excela?

Papierowy terminarz może wystarczać, gdy jedna osoba wpisuje wszystkie jazdy i każdy umawia się przez biuro. Zeszyt jest znajomy, leży zawsze w tym samym miejscu i nie wymaga żadnego wdrożenia. Problem zaczyna się wtedy, gdy informacji potrzebuje kilka osób jednocześnie.

Kolejny instruktor, wspólny pojazd albo kursanci szukający terminów wieczorem szybko pokazują ograniczenia papieru. Zeszyt nie powiadomi o zmianie, nie policzy godzin pracy i nie pokaże kursantowi jego postępów. Każda dodatkowa kartka tworzy następną wersję tego samego grafiku.

Excel dobrze sumuje liczby, ale nie sprawdza kolizji instruktora i pojazdu. Nie pokazuje też kursantowi wolnych terminów ani nie wysyła powiadomień o jeździe. Dokładne porównanie znajduje się w artykule papierowy kalendarz vs system OSK.

Dla kogo jest Apkadoprawka

Apkadoprawka jest dla właścicieli i pracowników biura, którzy chcą uporządkować szkołę bez budowania skomplikowanego procesu od zera. Najwięcej zyskują zespoły, które chcą:

• ograniczyć telefony dotyczące wolnych terminów,
• sprawdzać wpłaty i salda kursantów w jednym miejscu,
• dać instruktorom aktualny grafik w telefonie,
• obsługiwać kursantów po polsku, angielsku i ukraińsku.

To nie jest ogólny system CRM przerobiony na potrzeby szkoły jazdy. Grafik składa się z jazd, kursanci mają przypisanych instruktorów, a pojazdy własną dostępność. W panelu można też odnotować egzamin wewnętrzny, wpłatę i nieobecność bez dopisywania ich w osobnej notatce.

Instruktor nie musi znać całego panelu administracyjnego, żeby dobrze zacząć dzień. W aplikacji sprawdza swój grafik, dostępność i przypisanych kursantów. Biuro zachowuje szerszy widok i może poprawić termin, dodać wpłatę albo sprawdzić postęp szkolenia.

Ile to kosztuje i jak zacząć

Oferta Apkadoprawka na 2026 rok wygląda następująco:

• Okres próbny trwa 7 dni, obejmuje pełną funkcjonalność i nie wymaga karty płatniczej.
• Plan Mały: 100 zł/mies. (od 1 do 3 instruktorów), rozliczenie kwartalne.
• Plan Średni: 239 zł/mies. (od 4 do 7 instruktorów).
• Plan Duży: 439 zł/mies. (8 i więcej instruktorów).
• Płatność kwartalna jest o 20% tańsza od miesięcznej.
• Wdrożenie trwa do 7 dni, a podstawowe funkcje są często dostępne od pierwszego dnia.

Pełne porównanie planów znajduje się na stronie cennika. Sam start nie wymaga przepisywania archiwalnych jazd. Kolejność od dodania instruktorów i pojazdów po uruchomienie bieżącego grafiku opisuje poradnik jak wdrożyć system w szkole jazdy.

Najważniejsze funkcje mogą działać już na początku wdrożenia. Najpierw szkoła dodaje instruktorów, pojazdy i tryby nauczania, a później aktywnych kursantów. Dzięki temu system od pierwszych dni porządkuje bieżącą pracę, zamiast zajmować zespół przepisywaniem archiwum.

Co wyróżnia system Apkadoprawka

1. Polski kontekst szkoły jazdy. Jazda, kursant, instruktor, pojazd i WORD są podstawowymi pojęciami w systemie. Nie trzeba dopasowywać ogólnego kalendarza do pracy OSK.
2. Aplikacja dla kursanta i instruktora. Kursant wysyła prośby, sprawdza płatności i śledzi postępy. Instruktor widzi grafik, dostępność oraz przypisane osoby.
3. Jasny podział komunikacji. SMS zawiera kod aktywacyjny. Przypomnienia o jazdach i zaległych ratach przychodzą później jako powiadomienia w aplikacji.
4. Maksymalnie dwóch kursantów w terminie. Każdy ma osobny czas, kolor i status. Jazdy grupowe są domyślnie wyłączone, więc szkoła sama decyduje, czy chce z nich korzystać.
5. Brak dopłat za kolejne moduły. Każdy plan obejmuje wszystkie funkcje, a cena zależy od liczby instruktorów. Mała szkoła korzysta więc z tego samego zestawu narzędzi co większy ośrodek.

Jeśli chcesz policzyć koszt pustych jazd, telefonów i błędów w saldach, przeczytaj artykuł ile kosztuje system do zarządzania OSK.

Jak wygląda tydzień po przejściu na system

W poniedziałek biuro nie dzwoni do każdego instruktora z pytaniem o plan dnia. Aktualny grafik jest już w panelu i aplikacji.

We wtorek kursant wysyła prośbę o wieczorny termin. Instruktor zatwierdza ją w aplikacji, a biuro może zrobić to samo w panelu.

W środę kursant nie przyjeżdża, więc instruktor oznacza jego nieobecność. Jeśli szkoła korzysta z jazd grupowych, status drugiej osoby w tym terminie pozostaje bez zmian.

W czwartek biuro dodaje wpłatę raty. Aktualne saldo jest od razu widoczne na koncie kursanta.

W piątek raport pokazuje zrealizowane godziny, czas pracy instruktorów. Nie trzeba przed weekendem sumować kolejnych komórek w arkuszu.

Telefon oczywiście nie przestanie dzwonić całkowicie. Przestanie jednak być jedynym miejscem, w którym można ustalić termin, sprawdzić wpłatę albo dowiedzieć się, co dzieje się z kursem.

Czego Apkadoprawka nie udaje

Apkadoprawka nie zastępuje instruktora w aucie ani nie zda egzaminu za kursanta. Nie prowadzi też pełnej księgowości KPiR i nie jest systemem WORD. Jej zadaniem jest uporządkowanie codziennej pracy szkoły: jazd, kursantów, instruktorów, pojazdów, płatności i komunikacji.

System nie służy również do pozyskiwania nowych zapisów z Facebooka. Zaczyna pomagać wtedy, gdy kursant jest już w szkole i trzeba poprowadzić go przez cały kurs. Jego terminy, płatności, wyjeżdżone godziny i wyniki kolejnych etapów pozostają wtedy w jednym miejscu.

Jak porównać z konkurencją bez tabelki marketingowej

Podczas prezentacji każdego systemu poproś o pokazanie tych samych rzeczy:

• Czy kursant może prosić o jazdę u danego instruktora, czy tylko biuro (albo instruktor) wpisuje od razu?
• Czy instruktor ma aplikację, czy PDF z grafikiem?
• Czy SMS z kodem aktywacyjnym jest w produkcie, a przypomnienia o jazdach i ratach w aplikacji?
• Czy w jednym terminie można umówić dwóch kursantów z osobnymi statusami?
• Czy cena zawiera wszystko, czy moduły są dopłacane?
• Ile trwa start: tydzień czy „projekt wdrożeniowy”?

Na prezentacji Apkadoprawka można przejść przez prawdziwy dzień pracy szkoły. Warto zobaczyć grafik instruktora, profil kursanta, jego postępy i płatności oraz sposób zatwierdzania prośby. Dzięki temu łatwiej ocenić system niż na podstawie samej listy funkcji.

Kursant i instruktor mają aplikację, a biuro zarządza tym samym grafikiem w panelu. SMS służy do aktywacji konta, natomiast przypomnienia trafiają do aplikacji. Każdy plan obejmuje wszystkie funkcje, w tym jazdy grupowe dla maksymalnie dwóch kursantów. Więcej informacji znajduje się w artykule o rezerwacji jazd online.

Krótko

Apkadoprawka pozwala prowadzić grafik, kursantów, instruktorów, pojazdy, płatności i raporty w jednym systemie. Kursant śledzi swój kurs w aplikacji, instruktor ma pod ręką plan dnia, a biuro widzi całą szkołę w panelu. Ceny zaczynają się od 100 zł/mies. przy rozliczeniu kwartalnym, a okres próbny trwa 7 dni. Prezentację można umówić na stronie kontaktu.