Saldo i zaległości kursanta: kiedy biuro OSK blokuje kolejne jazdy

Saldo kursanta w OSK to należności i wpłaty przy jednej osobie. Biuro ustawia próg płatności w zakładce Kursy. Gdy wpłata nie odblokowuje kolejnych godzin, nowa prośba o jazdę się blokuje. Kursant widzi to samo saldo w aplikacji i dostaje przypomnienie jako powiadomienie, nie SMS-em.

Potwierdzone terminy same nie znikają. Blokada dotyczy nowych próśb. Biuro nadal może wpisać jazdę z panelu. System wtedy ostrzeże o limicie.

We wrześniu grafik jest pełny. Łatwo wtedy puścić kursanta „na kredyt”, a wieczorny slot zajmuje osoba bez odblokowanych godzin. Potem biuro goni płatności i słyszy „ale ja przecież dojadę”. Przy wspólnym saldzie ta rozmowa dzieje się rzadziej, bo kursant widzi ten sam stan co wy.

Saldo kursanta w panelu i aplikacji

W panelu płatności biuro wybiera kursanta i widzi należności, wpłaty oraz saldo. Status jest prosty: rozliczony albo do zapłaty. Nie trzeba składać tej wiedzy z zeszytu i pamięci.

Kursant w aplikacji widzi to samo saldo i historię wpłat: ile ma opłaconych godzin i czy ma zaległość. Nie musi dzwonić, żeby usłyszeć kwotę, którą biuro i tak ma na ekranie. Szerszy opis ewidencji jest na stronie płatności.

Wpłatę rejestrujecie po gotówce, przelewie, karcie albo innej metodzie. To zapis w ewidencji, nie pobranie z karty i nie księgi. Saldo kursanta zmienia się wtedy, gdy ktoś je zapisze, a nie wtedy, gdy kursant obieca wpłatę w piątek.

Przypomnienie w aplikacji, nie SMS

Gdy kursant ma zaległość na saldzie, system wysyła powiadomienie w aplikacji. Z panelu można też wysłać przypomnienie ręcznie. Przycisk działa tylko wtedy, gdy naprawdę jest co przypomnieć. Osobie rozliczonej system tego nie wyśle.

SMS w systemie Apkadoprawka służy do kodu aktywacyjnego. Przypomnienie o jeździe i o zaległej racie idzie do aplikacji w języku, który kursant wybrał. To nie jest SMS marketingowy i nie zastępuje rozmowy przy sporze. Ma obciąć te telefony, w których biuro pierwszy raz informuje, że rata stoi.

Zaległość na saldzie i próg płatności to dwie osobne rzeczy. Przypomnienie idzie, gdy status jest „do zapłaty”. Nowa prośba blokuje się dopiero wtedy, gdy wpłata nie odblokowuje kolejnych godzin.

Próg płatności i blokada próśb

Próg płatności nie jest jedną kwotą dla całej szkoły. W zakładce Kursy ustawiacie punkty: ile kursant musi minimalnie wpłacić, żeby wyjeździć maksymalnie określoną liczbę godzin. Możecie mieć inne progi dla różnych kursów, na przykład intensywnego i standardowego.

Przykład, nie z cennika produktu: pierwsza wpłata 1000 zł odblokowuje 10 godzin. Kolejna rata odblokowuje następny pakiet. Można też pozwolić na kilka godzin na start bez wpłaty, a resztę trzymać do pełnej opłaty kursu. Liczby wpisujecie sami, według własnej umowy.

Gdy wpłata nie sięga kolejnego progu, odblokowany limit się kończy. Wyjeżdżone i już zaplanowane godziny zjadają ten limit. Wtedy nowa prośba o jazdę się blokuje. Kursant nie zajmuje wieczornego slotu „na kredyt”. Sam przebieg prośby jest w artykule o rezerwacji jazd online.

Biuro nadal może wpisać jazdę z panelu. Instruktor też, jeśli jego tryb rezerwacji na to pozwala. System ostrzeże, że limit opłaconych godzin jest przekroczony, i pozwoli anulować albo dodać termin mimo to. To świadoma decyzja przy aucie, nie cicha dziura w regule.

Jeśli progów nie ustawicie, ewidencja salda i przypomnienie o zaległości dalej działają. Nie ma natomiast czego odblokowywać kolejnymi ratami, więc blokada godzin po progu nie ma się o co oprzeć.

Pełny wrzesień i mniej rozmów o dojechaniu

We wrześniu wolny wieczór jest droższy, bo grafik i tak jest pełny. Planowanie floty i buforów po WORD jest w artykule o grafiku OSK we wrześniu. Tu chodzi o to, kto w ten grafik w ogóle wchodzi.

Bez progu łatwo zapełnić czwartek osobami, które jadą bez odblokowanych godzin. Slot znika, instruktor stoi przy aucie, a wpłata ma „dopłynąć po jutrzejszej jeździe”. Gdy jutro nie dopłynie, biuro i tak ma mniejszy wybór na liście rezerwowej.

Z progiem kursant najpierw widzi saldo, potem dostaje przypomnienie, a nowa prośba czeka na wpłatę. Biuro zapisuje wpływ i limit się odblokowuje. Rozmowa „dojadę, przecież zawsze tak było” schodzi na bok, bo reguła jest ta sama w aplikacji i w panelu.

Opłata za nieobecność albo spóźnione odwołanie to osobna zasada w umowie. Tam chodzi o spalony slot, nie o nieopłacone godziny kursu. Tego nie mieszajcie z progiem wpłat. Zasady no-show są w regulaminie odwołania jazdy.

Czego system nie zrobi za szkołę

Apkadoprawka nie pobierze raty z karty i nie oceni, czy obietnica przelewu „na pewno wyjdzie wieczorem”. Nie wstawi też klauzuli do umowy. To, od której godziny kursant jedzie tylko po wpłacie, należy do szkoły i powinno być jasne przed zapisem.

System pokaże saldo kursanta, wyśle przypomnienie w aplikacji i zablokuje nową prośbę, gdy próg płatności nie odblokowuje godzin. Wpłatę i tak ktoś musi wprowadzić. Jeśli wpływ zostanie tylko w zeszycie, aplikacja nadal pokaże zaległość.

Krótko

Saldo kursanta widać w panelu i w aplikacji. Przypomnienie o zaległości idzie tam, nie SMS-em. Biuro ustawia próg płatności w zakładce Kursy: wpłata odblokowuje kolejne godziny, a nowa prośba o jazdę czeka, aż te godziny znowu będą opłacone. Potwierdzonych terminów system sam nie kasuje.

We wrześniu ta reguła broni pełnego grafiku lepiej niż kolejna rozmowa o dojechaniu.